Cómo hacer un buen webinar

Esta semana he participado por primera vez en un webinar. Ya había asistido como oyente, pero esta vez he participado como una de las conferenciantes.

Antes de contaros la experiencia, me gustaría introducir lo que es y para qué sirve un webinar para las personas que no estén familiarizadas con el término.

¿Qué es un webinar?

Es una conferencia, taller o seminario que se transmite via web. La palabra surge de la combinación de Web + Seminario

Los webinars se hacen online en tiempo real, con una fecha y un horario concretos y se puede asistir desde cualquier ordenador o smartphone del mundo, conectándose a un link que envía el organizador.

Suele haber un emisor y muchos asistentes, que pueden ver la pantalla del conferenciante y por tanto, una presentación o cualquier documento o imagen (vídeo no) y escuchar lo que dice.

Los asistentes pueden hacer preguntas vía chat y también podrían intervenir vía voz si así lo establece el organizador, pero esto suele generar mucho ruido y es complejo de gestionar.

¿Para qué sirve un webinar?

Al ser una comunicación de uno a muchos y poder transmitirse a cualquier parte del mundo, tiene muchas utilidades:

• Ayudar a crear una relación más cercana con clientes actuales o potenciales (estén donde estén)
• Dar formación
• Hacer conferencias de prensa
• Presentar información a grandes audiencias
• Compartir conocimiento y posicionarte como experto en un tema concreto
• Hacer demostraciones del funcionamiento de un software, una aplicación, un producto, etc.
• Como la sesión se graba, luego puede compartirse con las personas que no hayan podido asistir
• Pueden ser gratuitas o de pago, por lo que también servirían para hacer cursos online

En el Webinar que hicimos, participamos varias personas como emisoras:

• El organizador y patrocinador era Exevi, empresa que integra sistemas informáticos que facilitan la gestión a las diferentes áreas de la empresa. En este caso se trataba de mostrar a sus clientes actuales y potenciales los beneficios de tener un portal del empleado o una red social corporativa.
• Sonia Ruiz Moreno de PrideCom asistió como especialista en Comunicación Interna 2.0.
• Y yo, como experta en storytelling, que es una gran forma de dinamizar la comunicación en la empresa.

Nuestro objetivo era hacer una sesión que resultara interesante para personas de Recursos Humanos e informarlas del taller que vamos a realizar:

RRHH como promotor de la Comunicación Interna 2.0 | El relato del líder en los nuevos canales colaborativos

Hubo varias anécdotas divertidas:

• El micrófono externo que se aconseja tener se quedó sin pila justo en el comienzo del Webinar, cuando se había probado un minuto antes.
•  Yo me empeñé en que los asistentes vieran un vídeo, pero como no se puede colgar porque no suele funcionar bien, se produjo un poco de descordinación
• Apareció en las oficinas de Exevi, donde se emitía el Webinar, una persona que pensaba que era un seminario “físico”

En fin, que fue un experiencia divertida y enriquecedora, y el retorno que hemos tenido de los asistentes ha sido muy bueno. Entre otras cosas ya se han apuntado más de 10 personas al taller de Comunicación Interna. 

Después de esa experiencia, me gustaría hablaros de los temas que hay que tener en cuenta a la hora de preparar un webinar:

 ¿Cómo hacer un buen Webinar?

• Lo primero es seleccionar la herramienta más adecuada. Como yo no soy una experta, os puedo decir que en Exevi (que sí lo son y han probado varias herramientas) utilizan GotoWebinar, pero la elección dependerá de si le vamos a dar un uso intensivo o no, del precio, etc. Tenéis un buen análisis colaborativo liderado por Alfonso Alcántara en este post. 
• Elegir un tema que resulte interesante o útil
• Tener claro el público objetivo al que le pueda atraer
• Tienen un mayor índice de asistencia los webinars que se realizan los martes o los miércoles a media mañana, pero ten en cuenta el cambio horario si parte de tu audiencia está en otros países.
• Darle una buena difusión. Para que os hagáis una idea, en este caso se envió la convocatoria a más de 4.000 personas del área de recursos humanos y se le dio difusión en Twitter, Facebook y Linkedin. Se apuntaron un total de 88 personas, de las cuales, un 86% vino a través de la base de datos y un 14% de las redes sociales.
• En la difusión, incluir la duración del webinar, los temas que se tratarán y los participantes, y una promesa del aprendizaje que pueden conseguir si asisten.
• Avisar un día antes por mail para recordar el Webinar a las personas que se han apuntado. Se puede programar en la herramienta que se haya elegido, la mayoría tienen esa facilidad.
• Enviar un SMS media hora antes de empezar. Se puede enviar masivamente con cualquier empresa de envíos de SMS si son muchos o con un simple teléfono si los asistentes son menos de 15 o 20.
• Prepara el contenido con antelación, piensa que se trata de una conferencia o seminario y que pueden asistir muchas personas, por lo que la preparación debería ser la misma que si lo fueras a hacer offline.
• Una hora antes del comienzo, prueba que todo funcione, aunque ya ves que aún así se pueden producir fallos.
• Conviene usar un micrófono externo de tipo solapa, para que se oiga mejor a la persona que habla.
• La duración más adecuada es de unos 45 minutos con un tiempo abierto para preguntas. En nuestro caso, abrimos el tiempo para preguntas a los 50 minutos y duró unos 20 minutos adicionales. Algunas personas se desconectaron, pero la mayoría se quedaron hasta el final. Si se trata de una demo o de un curso, la duración puede ser mayor. En cualquier caso, es importante comunicar la duración de antemano.
• Da instrucciones claras a los asistentes tanto para conectarse como para hacer preguntas.
• ¡No pongas un vídeo!  Salvo que la herramienta lo soporte específicamente.
• Si hay alguien más en la sala al que te puedas dirigir, la voz saldrá más natural. En nuestro caso, además de los otros conferenciantes, estaba el “invitado de piedra” (la persona que vino a las oficinas de Exevi porque creía que era un Seminario offline) y nos sirvió de público. Si no hay nadie en la sala, la sensación de hablarle a la pantalla es rara y aunque sepas que “al otro lado” hay decenas de personas, te sientes un poco solo.
• Controla el tiempo para no excederte y si has divido el Webinar en apartados, indica el comienzo de cada apartado para que los asistentes sepan en todo momento por dónde vas.
• Ten cerca agua. Cuando hablas un tiempo seguido se te seca la garganta. A nosotros, Exevi, además nos ofreció café y pastelitos, lo que generó un ambiente muy agradable, pero no resulta imprescindible.
• Piensa en un plan B por si falla algo. A nosotros, cuando nos falló la pila del micrófono utilizamos el micrófono del portátil. Pero ¿qué pasa si te falla la presentación, o el invitado (en el caso en el que esté previsto tener uno)? Piensa bien en todo lo que puede pasar, pero no te ofusques demasiado porque ya conoces la ley de Murphy…
• Si tu objetivo es vender, incluye una llamada a la acción al final del Webinar y/o un descuento especial para los asistentes.
• Realiza una encuesta de satisfacción en el momento en el que los asistentes dejan el webinar.
• Cuelga el webinar en Internet y mándaselo a las personas que han asistido por si quieren volver a escuchar alguna parte y a los que se habían apuntado y finalmente no pudieron estar.
• Dale difusión por si hay personas interesadas en el tema que no lo vieron en su momento.
• Escribe a los asistentes agradeciendo su presencia en el Webinar, resume los puntos principales tratados y la oferta especial si esta existe.

Recuerda que un webinar bien organizado puede ser una excelente herramienta de marketing, formación y relación con tus clientes y te puede ayudar a dar un buen impulso a tu negocio, ya que disminuye los costes de realizar una conferencia y elimina las barreras geográficas.

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